Con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207 del 30 dicembre 2024), è stato introdotto un importante adempimento per tutti gli amministratori di società: l’obbligo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) personale, distinto da quello della società, da comunicare entro il 30 giugno 2025 al Registro delle Imprese.
Si tratta di un cambiamento che coinvolge una vasta platea di imprese, e che si affianca all’obbligo, già vigente da anni, per le società e le ditte individuali di dotarsi di un domicilio digitale (PEC aziendale). In questo articolo chiariremo chi è soggetto all’obbligo, cosa deve fare e quali sono le responsabilità connesse alla gestione della PEC.
Chi è obligato a comunicare la PEC personale
In base alle nuove disposizioni, devono dotarsi di una propria PEC personale tutti coloro che ricoprono incarichi di amministratore o liquidatore in:
- Società di persone e di capitali che svolgono attività imprenditoriale
- Società semplici che esercitano attività agricola
- Reti di impresa con personalità giuridica
- Qualsiasi impresa in cui vi sia un organo di gestione formalmente riconosciuto
Nel caso di organi collegiali (es. consigli di amministrazione), ogni singolo amministratore è tenuto a dotarsi e a comunicare il proprio indirizzo PEC personale
Le caratteristiche della PEC personale
L’indirizzo PEC personale dell’amministratore:
- Deve essere distinto da quello della società
- Deve essere univocamente riconducibile alla persona fisica
- Può essere lo stesso per più incarichi in società diverse (oppure si può scegliere un indirizzo diverso per ciascuna)
La comunicazione va effettuata al Registro delle Imprese mediante pratica telematica. Questo canale sarà utilizzato per notifiche formali e comunicazioni ufficiali a carico dell’amministratore.
Scadenze
- Nuove società costituite dal 1° gennaio 2025: la PEC personale va comunicata al momento della costituzione.
- Società già costituite: la PEC va comunicata:
- in occasione di nuova nomina o rinnovo dell’amministratore (prima del 30 giugno 2025), oppure
- in ogni caso, entro il 30 giugno 2025.
Sanzioni in caso di inadempimento
Il mancato rispetto dell’obbligo comporta:
- Sospensione del procedimento al Registro delle Imprese, in caso di presentazione di una pratica (es. nuova nomina) senza PEC personale
- Sanzione amministrativa da € 103 a € 1.032, ai sensi dell’art. 2630 c.c.
La PEC è obbligatoria per tutte le imprese e i professionisti
Ricordiamo che l’obbligo di possedere un domicilio digitale (PEC) non riguarda solo gli amministratori: è obbligatorio per tutte le società, le ditte individuali e i professionisti iscritti ad albi. L’indirizzo deve essere:
- Attivo
- Unico
- Regolarmente comunicato al Registro delle Imprese o all’Albo di appartenenza
Chi non dispone di una PEC valida o attiva rischia la revoca d’ufficio e l’irrogazione di sanzioni.
Come funziona la PEC e perché è importante
La Posta Elettronica Certificata (PEC) ha valore legale pari a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Una comunicazione inviata via PEC si considera consegnata e conosciuta dal destinatario al momento della ricezione, anche se non viene letta.
Pertanto, è responsabilità del titolare della PEC controllare regolarmente la propria casella, preferibilmente ogni giorno, per evitare di perdere comunicazioni rilevanti da parte di pubbliche amministrazioni, autorità fiscali, o controparti legali.
